پیشنهاد، پیشفاکتور، فاکتور و پرداخت
منوی Sales چرخه مالی فروش را از Proposal و Estimate تا Invoice و Payment مدیریت میکند.
معرفی
منوی Sales چرخه مالی فروش را از Proposal و Estimate تا Invoice و Payment مدیریت میکند. این بخش زمانی استفاده میشود که کاربر بخواهد اطلاعات مرتبط را ثبت، پیگیری، گزارشگیری یا به بخشهای دیگر CRM متصل کند.
آموزش مرحله به مرحله
نکات مهم
- قبل از ارسال سند مالی، آیتمها و نرخ مالیات را دوباره بررسی کنید.
- برای هر پرداخت روش پرداخت درست را انتخاب کنید.
خطاهای رایج
- ثبت پرداخت روی فاکتور اشتباه.
- تغییر دستی شماره اسناد بدون سیاست ثابت.
مثال واقعی
برای مشتری ابتدا پیشنهاد قیمت ارسال میشود، سپس پیشفاکتور ساخته و بعد از تایید به فاکتور تبدیل میشود.
از Sales وارد Proposals یا Estimates شوید.
آیتمهای کالا/خدمت، مالیات و تخفیف را اضافه کنید.
سند را ذخیره و برای مشتری ارسال کنید.
پس از تایید، آن را به Invoice تبدیل کنید و پرداخت را ثبت کنید.راهنمای کامل کار با این بخش برای کاربر صفر کیلومتر
اگر تازه با CRM کار میکنید، این صفحه را فقط یک فرم یا جدول نبینید. هر بخش در CRM برای سه کار ساخته شده است: ثبت اطلاعات درست، پیگیری وضعیت کار، و ساخت گزارش قابل اعتماد برای مدیران. اگر اطلاعات ناقص یا اشتباه وارد شود، چند هفته بعد گزارشها، پیگیریها و تصمیمهای شرکت هم اشتباه میشوند.
ذهنیت درست هنگام کار با CRM
هر رکورد باید مالک، وضعیت، تاریخ و توضیح قابل فهم داشته باشد. مالک یعنی چه کسی مسئول پیگیری است. وضعیت یعنی کار در چه مرحلهای قرار دارد. تاریخ یعنی چه زمانی باید اقدام بعدی انجام شود. توضیح یعنی اگر فرد دیگری پرونده را باز کرد، بداند ماجرا چیست.
قبل از ساخت رکورد جدید
همیشه اول جستجو کنید. مشتری تکراری، لید تکراری، فاکتور اشتباه یا پروژه بدون مشتری باعث میشود CRM از ابزار مدیریتی به یک انبار داده نامرتب تبدیل شود.
اجزای معمول صفحه و معنی آنها
- دکمه New یا Add: برای ساخت رکورد جدید است. قبل از استفاده، مطمئن شوید رکورد مشابه وجود ندارد.
- جدول اصلی: محل مشاهده، جستجو، مرتبسازی و ورود به جزئیات رکوردهاست. ستون وضعیت، تاریخ و مسئول را همیشه بررسی کنید.
- فیلترها: برای محدود کردن دادهها بر اساس تاریخ، وضعیت، مشتری، کارمند یا پروژه استفاده میشوند. اگر نتیجه عجیب بود، اول فیلترها را کنترل کنید.
- تبهای داخلی: معمولاً اطلاعات مرتبط مثل فایلها، یادداشتها، تسکها، فاکتورها، قراردادها یا مخاطبان را نشان میدهند.
- دکمه Save: فقط وقتی بزنید که اطلاعات اصلی کامل است. ذخیره رکورد ناقص، یکی از رایجترین دلایل خراب شدن گزارشهاست.
فرآیند استاندارد استفاده روزانه
- صبح وارد داشبورد شوید و اعلانها، تسکهای امروز و موارد سررسید گذشته را بررسی کنید.
- برای هر کار جدید، ابتدا رکورد مرتبط را پیدا کنید؛ مثلاً مشتری، لید، پروژه، فاکتور یا تیکت.
- اگر رکورد وجود ندارد، آن را با اطلاعات کامل بسازید و مسئول مشخص کنید.
- بعد از هر تماس، تصمیم یا تغییر مهم، یادداشت یا تسک پیگیری ثبت کنید.
- در پایان روز، وضعیت رکوردهای باز را بهروزرسانی کنید تا مدیر بتواند گزارش درست بگیرد.
سطحهای مهارت در CRM
سطح مبتدی
بتوانید رکورد را پیدا کنید، اطلاعات ضروری را بخوانید، رکورد جدید بسازید و بدون خراب کردن دادهها آن را ذخیره کنید.
سطح متوسط
بتوانید رکوردها را به هم وصل کنید؛ مثلاً از لید به مشتری، از مشتری به فاکتور، از پروژه به تسک و از تیکت به مسئول مربوط برسید.
سطح حرفهای
بتوانید کیفیت دادهها را کنترل کنید، رکوردهای ناقص را پیدا کنید، گزارش بگیرید و برای تیم استاندارد کاری تعریف کنید.
سطح مسئول CRM
بتوانید دسترسیها، نقشها، ماژولها، فیلدهای سفارشی، فرآیندهای تیم و خطاهای کاربران را مدیریت کنید و قبل از هر تغییر اثر آن را بسنجید.
از کجا بفهمیم کار درست انجام شده؟
- رکورد در جستجو پیدا میشود و نام آن واضح است.
- مسئول یا مالک رکورد مشخص است.
- وضعیت رکورد با واقعیت کار هماهنگ است.
- اگر نیاز به پیگیری دارد، تسک یا تاریخ اقدام بعدی ثبت شده است.
- اگر به مشتری، پروژه، فاکتور یا قرارداد مربوط است، اتصال آن برقرار است.
کارهایی که نباید انجام دهید
خطرناک
- حذف رکورد بدون هماهنگی
- تغییر تنظیمات یا دسترسیها بدون تست
- ساخت مشتری، لید یا پروژه تکراری
- ثبت مبلغ، تاریخ یا وضعیت اشتباه
- نگهداری اطلاعات مهم خارج از CRM
درست
- جستجو قبل از ثبت
- ثبت توضیح روشن و قابل فهم
- ساخت تسک برای پیگیری
- استفاده از وضعیتهای استاندارد
- کنترل گزارشها بعد از ثبت داده مهم
مسئولیت مدیر یا مسئول CRM
مسئول CRM فقط کسی نیست که با نرمافزار کار میکند؛ او نگهبان کیفیت دادههای شرکت است. یعنی باید مطمئن شود کاربران اطلاعات را درست وارد میکنند، دسترسیها بیش از حد باز نیست، رکوردهای ناقص اصلاح میشوند و مدیران میتوانند با اعتماد به گزارشها تصمیم بگیرند.